spoza

Organizowanie wydarzeń to bardzo wymagające zajęcie. Może wydawać się niezwykle ciekawym i wzbudzającym szereg pozytywnych emocji. Nie mniej jednak każdy, kto choć raz stał już po stronie organizatora zgodzi się, że to nie lada wyzwanie. Trzeba pamiętać o szeregu ewentualności, które mogą się wydarzyć, ale nie mamy na nie wpływu, a mogą znacznie odbić się na ostatecznym wydźwięku eventu. W każdym wydarzeniu ważny jest content, który przyświeca organizatorom, przy realizowaniu poszczególnych etapów.

Oto niektóre z nich:

• Po pierwsze szczegółowy plan działania, inaczej zwany powszechnie harmonogramem. Bardzo łączy się on także z tematyką samego wydarzenia, porą roku w której jest realizowany i szeregiem innych zależności. Harmonogram musi być rozpisany w sposób widoczny i bardzo konkretny. Pomaga to na poszczególnych etapach projektu dokładnie zweryfikować, czy osiągnęliśmy pożądany efekt. Na tym kroku dobiera się także partnerów, sponsorów oraz precyzuje się grupę docelową i kanały dotarcia do niej;
• Kolejne to oczywiście budżet.

  Świetnie jest, gdy nie mamy ograniczeń, lecz zdarza się to niezmiernie rzadko. Głównym powodem jest oczywiście niechęć spowodowana niedowierzaniem w działy marketingu. Często bardzo ciężko dojść do porozumienia z zarządem, przez który wydarzenia są ucinanie i nie mogą być realizowane w stu procentach, według początkowych założeń. W budżecie powinny znaleźć się także ewentualności, które mogą, ale nie muszą się wydarzyć. Budżet to bardzo istotny krok, który może ucinać niektóre pomysły.

  Zdarza się, że moment kreacji pomysłów jest realizowany na wyrost. Później okazuje się, że nie stać nas na wynajęcie najlepszego klubu, sprowadzenie gwiazd, czy organizację konkretnych pokazów. Pamiętajmy także o wynagrodzeniach dla pracowników, wszelkich opłatach wstępu, pozwoleniach. Trzeba przewidzieć każdą ewentualność;

• Jeśli mamy już konkretny zarys wydarzenia i wiemy jak ma wyglądać – czas na promocję. Złoty środek to dotarcie do osób o które w istocie nam chodzi.

  Nie zawsze istotne jest zebranie jak największej ilości odbiorców. Wręcz przeciwnie. Adekwatne trafienie do naszych person będzie bardziej korzystne. Trzeba jednak wypracować strategię promocji. Przeanalizować sposoby dotarcia, kanały, styl treści komunikatów, reklamy sponsorowane, częstotliwość wprowadzania.

.